Это бесплатный шаблон таблицы общих расходов: сделайте копию в Google Таблицах. Почту он не спрашивает, аккаунт HiBill не нужен — только аккаунт Google.
Вы добавляете строку на каждый расход и отмечаете галочками всех, кто участвовал. Таблица считает, кто кому должен: баланс каждого (сколько он заплатил минус его доля) и переводы, после которых все в расчёте. В четырёх строках-примерах Alex должен 54.00, а месяц закрывают три перевода.
Как настроить таблицу для своей компании
Откройте ссылку и нажмите Создать копию. Оригинал открыт только для чтения, а копия сохранится на вашем Google Диске. Если вы пишете день перед месяцем или дробную часть через запятую, сначала смените региональные настройки в Файл → Настройки: копия открывается в формате США, где 3/10 — это 10 марта, а не 3 октября.
В поле Language вверху первой вкладки выберите язык: английский, русский, испанский, французский, португальский или немецкий. Подписи, проверки и балансы словами сменят язык, а вкладки так и будут называться Expenses и Balances.
Удалите строки-примеры: выделите строки 13–16 по их номерам слева, щёлкните по выделению правой кнопкой мыши и удалите строки целиком. Если просто очистить ячейки, сотрутся и формулы в этих строках. Затем впишите имена в зелёные ячейки, до шести человек.
Откройте доступ всей компании: кнопка Настройки доступа, адреса почты участников и роль Редактор. Тогда строку сможет добавить тот, кто платил.
На каждый расход — строка: дата, на что, сумма и кто платил (имя выбирается из списка). Затем отметьте галочками всех, кто участвовал. В примере Alex в покупке продуктов не участвует, поэтому 46.80 делятся на троих, по 15.60. Столбец Проверка справа от галочек отмечает строку, в которой чего-то не хватает.
Если делите не поровну, впишите часть каждого в Свои суммы, справа от столбца Проверка. Галочки в этой строке бледнеют: здесь они не считаются. В примере у Alex за ужином было два блюда: 45.00 на Alex, по 22.50 на Anna и Mia. Если части не сходятся с суммой, Проверка покажет, сколько они дают вместе.
Когда пора рассчитаться, откройте вкладку Balances. Сверху, под заголовком «Кто кому должен», — баланс каждого: сколько он заплатил минус его доля. Ниже, в Кто кому переводит, — переводы, после которых все в расчёте: в примере Alex → Leo 27.00, Alex → Mia 27.00 и Anna → Mia 15.90. Если ненулевой баланс у n человек, переводов в списке не больше n − 1.
Каждый перевод добавьте строкой: отправителя выберите в Кто платил, а галочку поставьте тому, кто получил деньги. Когда внесёте все три, в списке появится «Все в расчёте». Возврат долга в середине месяца записывается так же.
Где таблица ломается
Я бы вёл в ней одну поездку или один месяц в квартире с соседями, в одной валюте. Ломают её пять вещей.
Две валюты. У строки есть сумма, но нет валюты. Если одна строка в евро, а следующая в злотых, таблица сложит их как одно число, и у всех, кто в этих строках, баланс окажется неверным — без единой ошибки на экране. Выход — отдельный файл на каждую валюту. Чтобы перевести всё в одну валюту, придётся выбрать курс, и тот, кто на нём потеряет, спросит, почему именно этот.
Чеки. В «Свои суммы» вписывается одно число на человека. Если за ужином брали общую закуску и оставили чаевые, кто-то сначала считает часть каждого вручную и только потом её вписывает. Это та самая арифметика, от которой таблица должна была избавить.
Возвраты. Со строкой возврата балансы остаются верными, но «Оплачено» и «Доля» перестают значить то, что написано в заголовках. После того как Leo вернул деньги Anna, у Leo в «Оплачено» стоит 51.60, хотя на компанию он потратил 36.00, а у Anna в «Доле» — 62.70 вместо 47.10.
Правки. С правом редактирования любой может изменить строку трёхнедельной давности. Таблица правку никак не отмечает: найти её можно только в истории версий или в истории изменений ячейки. Без права редактирования остальным приходится верить на слово каждой вашей цифре.
Строки, внесённые потом. За ужин платят за столом, а строку вносят дома через несколько дней, по памяти. Если её так и не внесут, Mia окажется в минусе на 24.60, а не в плюсе на 42.90, и проверка всё равно напишет «Сумма балансов — ноль».
Те же балансы в HiBill
HiBill считает то же «заплатил минус доля» по каждой транзакции, но хранит результат как баланс между каждой парой людей в каждой валюте. С теми же строками Alex должен Leo €9.00 за кино и Mia €45.00 за ужин, и обе стороны каждого долга видят одну и ту же цифру. У этого есть цена: HiBill гасит долги по кругу, но не перенаправляет цепочку, поэтому эти четверо рассчитаются пятью переводами, а не тремя, как в таблице (упрощение долгов простыми словами).
Будь вы Anna, первая строка таблицы уместилась бы в одну фразу:
HiBill показывает, что разобрал: вы заплатили €46.80, поровну на троих. Кнопка Добавить сохраняет расход, и Leo с Mia должны вам по €15.60 — как в таблице.
Что HiBill делает с пятью поломками таблицы:
Две валюты: у каждой валюты свой баланс (работа с несколькими валютами).
Чеки: каждая позиция достаётся тому, кто её брал, а налог и чаевые HiBill распределяет сам (как разделить счёт по позициям).
Возвраты: возврат — это перевод, а не расход. Рассчитаться: … на странице человека заполняет перевод на весь баланс в одной валюте, Добавить его записывает, а сами деньги HiBill не переводит (расчёты и напоминания об оплате).
Правки: в разделе Активность у транзакции видно, кто её изменил и что именно.
Строки, внесённые потом: одна фраза в телефоне вместо шести ячеек и галочек, поэтому её быстрее набрать прямо за столом.
Частые вопросы
Таблица подойдёт для компании больше шести человек?
Нет. В таблице шесть столбцов для имён, а для седьмого пришлось бы править формулы.
Таблица работает в Excel?
Она сделана для Google Таблиц, а скачанный файл Excel (Файл → Скачать → Microsoft Excel) я не проверял.
Почему сумма балансов не равна нулю?
В одной из строк не указано, кто платил или кто участвовал; числа в «Своих суммах» не дают сумму строки; или кто-то переименовал человека в зелёных ячейках, когда его строки уже были внесены. Столбец Проверка на первой вкладке показывает, в какой строке ошибка и какая.
Читайте также
Кто кому должен: как посчитать взаимные долги — формула «заплатил минус доля» вручную, на разобранных примерах.
Как не забывать, кто кому должен деньги — таблица рядом с памятью, заметками, групповым чатом и приложением.
Как разделить общие расходы между друзьями — кто участвует, как делить и как вести один общий баланс.