Esta es una plantilla gratis de gastos compartidos: haz una copia en Google Sheets. No pide tu correo ni una cuenta de HiBill, solo una de Google.
Añades una fila por gasto y marcas a todos los que participaron. La hoja calcula el saldo de cada persona, lo que pagó menos su parte, y las transferencias con las que todos quedan al día. En las cuatro filas de ejemplo, Alex debe 54.00, y tres transferencias cierran el mes.
Prepárala para tu grupo
Abre el enlace y pulsa Hacer una copia. El original es de solo lectura; la copia se guarda en tu Google Drive. Si escribes el día antes del mes o usas coma decimal, elige primero tu configuración regional en Archivo → Configuración: la copia empieza con el formato de Estados Unidos, donde 3/10 es el 10 de marzo.
Elige Español en Language, arriba en la primera pestaña. Hay seis idiomas: inglés, ruso, español, francés, portugués y alemán. Cambian los textos, los avisos de Revisión y los saldos escritos en palabras; los nombres de las pestañas siguen en inglés.
Borra las filas de ejemplo: selecciona las filas 13 a 16 por sus números, haz clic derecho sobre ellas y elimina las filas desde el menú. Si en lugar de eso solo vacías las celdas, borras también las fórmulas de esas filas. Después escribe el nombre de cada uno en las celdas verdes, hasta seis personas.
Comparte la copia con el grupo: Compartir, sus correos y Editor, para que quien pague pueda añadir la fila.
Por cada gasto, añade una fila: la fecha, qué fue, el importe y quién pagó, que eliges de la lista de nombres. Luego marca a todos los que participaron. En el ejemplo, Alex no participó en la compra del súper, así que los 46.80 se dividen entre tres, 15.60 cada uno. Revisión, a la derecha de las marcas, avisa cuando a una fila le falta algo.
Si el reparto no es a partes iguales, escribe la parte de cada uno en Importes a medida, a la derecha de Revisión. Las casillas de esa fila se atenúan, porque ahí las marcas no cuentan. En el ejemplo, Alex pidió dos platos en la cena: 45.00 para Alex, 22.50 para Anna y 22.50 para Mia. Si las partes no suman el importe, Revisión muestra cuánto suman.
A la hora de saldar cuentas, abre Balances. El saldo de cada persona es lo que pagó menos su parte, y Quién paga a quién da las transferencias con las que todos quedan al día: en el ejemplo, Alex → Leo 27.00, Alex → Mia 27.00 y Anna → Mia 15.90. Con n personas que no están en cero, nunca da más de n − 1.
Añade cada transferencia como una fila: quien envía el dinero en Pagó y una marca bajo quien lo recibe. Cuando están las tres, la lista dice «Todos están al día». Una devolución a mitad de mes se anota igual.
Dónde falla la hoja
Yo la usaría para un viaje o para un mes de piso compartido, en una sola moneda. Hay cinco cosas que la hacen fallar.
Dos monedas. Una fila tiene importe, pero no moneda. Si una fila está en euros y la siguiente en dólares, la hoja los suma como un solo número, y todos los que aparecen en esas filas acaban con un saldo equivocado sin un solo error en pantalla. Un archivo por moneda funciona. Pasarlo todo a una moneda obliga a elegir un tipo de cambio, y quien salga perdiendo preguntará por qué ese.
Recibos. En Importes a medida cabe un número por persona. Si en la cena hay un plato para compartir y propina, alguien calcula a mano la parte de cada uno antes de escribirla, y ese es justo el cálculo que la hoja tenía que ahorrar.
Devoluciones. Una fila de devolución deja bien los saldos, pero Pagado y Parte dejan de significar lo que dicen. Cuando Leo le devuelve el dinero a Anna, Pagado marca 51.60 para Leo, aunque pagó 36.00 en gastos del grupo, y Parte marca 62.70 para Anna en lugar de 47.10.
Ediciones. Con permiso de edición, cualquiera puede cambiar una fila de hace tres semanas. Nada en la hoja marca el cambio: solo aparece en el historial de versiones o en el historial de edición de esa celda. Sin permiso de edición, los demás tienen que fiarse de ti en cada número.
Filas que se anotan después. La cena se paga en la mesa, y la fila se escribe en casa días después, de memoria. Si nunca se escribe, Mia debe 24.60 en vez de recibir 42.90, y la hoja sigue diciendo «Los saldos suman cero».
Los mismos saldos en HiBill
HiBill hace la misma cuenta, lo pagado menos la parte, en cada transacción, pero guarda el resultado como un saldo entre cada par de personas y en cada moneda. Con las mismas filas, Alex le debe a Leo €9.00 por el cine y a Mia €45.00 por la cena, y cada uno de ellos ve la misma cifra desde su lado. Eso tiene un precio: HiBill anula un círculo de deudas, pero no desvía una cadena, así que estos cuatro saldan cuentas con cinco transferencias, no con las tres de la hoja (Simplificar deudas entre amigos).
Si fueras Anna, la primera fila de la hoja sería una frase:
HiBill muestra lo que leyó: pagaste €46.80, a partes iguales entre tres. Añadir lo guarda, y Leo y Mia te deben €15.60 cada uno, como en la hoja.
Y los cinco fallos de la hoja:
Dos monedas: cada moneda tiene su propio saldo (Cómo usar varias monedas).
Recibos: cada línea va a quien la tomó, y el impuesto y la propina se reparten solos (Dividir una cuenta por artículos, línea a línea).
Devoluciones: una devolución es una transferencia, no un gasto. Saldar cuentas con …, en la página de la persona, prepara una por todo el saldo en una moneda; Añadir la registra, y no se mueve dinero (Saldar cuentas y recordatorios de pago).
Ediciones: la actividad de una transacción muestra quién la cambió y qué cambió.
Filas que se anotan después: una frase en el teléfono en lugar de seis celdas y las marcas, así que es más rápido anotarla en la mesa.
Preguntas frecuentes
¿Sirve para más de seis personas?
No. La hoja tiene seis columnas de nombres, y una séptima obligaría a editar las fórmulas.
¿Funciona en Excel?
Está hecha para Google Sheets, y no he probado la descarga en Excel (Archivo → Descargar → Microsoft Excel).
¿Por qué mis saldos no suman cero?
A una fila le falta quién pagó o quién participó, sus importes a medida no suman el importe, o alguien cambió el nombre de una persona en las celdas verdes después de anotar sus filas. La columna Revisión de la primera pestaña dice qué fila es y qué falla.
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