Voici un tableau gratuit pour partager les frais : faites-en une copie dans Google Sheets. Il ne vous demande ni votre e-mail ni un compte HiBill, seulement un compte Google.
Vous ajoutez une ligne par dépense et cochez chaque personne qui y a participé. Le tableau calcule le solde de chacun, ce qu’il a payé moins sa part, et les virements qui règlent tous les comptes. Dans les quatre lignes d’exemple, Alex doit 54.00, et le mois se règle en trois virements.
Préparer le tableau pour votre groupe
Ouvrez le lien et cliquez sur Créer une copie. L’original reste en lecture seule ; la copie arrive dans votre Google Drive. Elle utilise au départ les paramètres régionaux des États-Unis, où 3/10 veut dire le 10 mars. Si vous écrivez le jour avant le mois ou utilisez la virgule décimale, comme en France, réglez d’abord les paramètres régionaux dans Fichier → Paramètres.
En haut du premier onglet, choisissez Français dans la liste Language. Elle propose aussi l’anglais, le russe, l’espagnol, le portugais et l’allemand. Les intitulés, les vérifications et les soldes rédigés en phrases passent en français ; les noms des onglets restent en anglais.
Supprimez les lignes d’exemple : sélectionnez les lignes 13 à 16 par leurs numéros, faites un clic droit et supprimez-les depuis le menu. Vider les cellules à la place effacerait les formules de ces lignes. Saisissez ensuite les prénoms de tout le monde dans les cellules vertes, jusqu’à six personnes.
Partagez la copie avec le groupe : Partager, leurs adresses e-mail, et Éditeur, pour que la personne qui paie puisse ajouter la ligne elle-même.
Pour chaque dépense, ajoutez une ligne : la date, l’objet, le montant et qui a payé, choisi parmi les prénoms. Cochez ensuite chaque personne qui a participé. Dans l’exemple, Alex n’a pas pris part aux courses : les 46.80 se partagent en trois, 15.60 chacun. La colonne Vérification, à droite des cases, signale une ligne à laquelle il manque quelque chose.
Si la répartition n’est pas égale, saisissez la part de chacun sous Montants personnalisés, à droite de Vérification. Les cases de la ligne pâlissent : sur cette ligne, les cases cochées ne comptent plus. Dans l’exemple, Alex a pris deux plats au dîner : 45.00 pour Alex, 22.50 chacune pour Anna et Mia. Si le total des parts diffère du montant, Vérification affiche ce total.
Au moment de régler, ouvrez l’onglet Balances. Le solde de chacun, c’est ce qu’il a payé moins sa part, et Qui paie qui liste les virements qui règlent tous les comptes : dans l’exemple, Alex → Leo 27.00, Alex → Mia 27.00 et Anna → Mia 15.90. Avec n personnes dont le solde n’est pas à zéro, la liste ne compte jamais plus de n − 1 virements.
Ajoutez une ligne pour chaque virement : la personne qui envoie sous Payé par, une case cochée sous celle qui a reçu l’argent. Quand les trois sont saisis, la liste affiche « Tout le monde est à jour. » Un remboursement en milieu de mois s’ajoute de la même façon.
Là où le tableau lâche
Je m’en servirais pour un voyage ou un mois de colocation, dans une seule devise. Il lâche dans cinq cas.
Deux devises. Une ligne a un montant, mais pas de devise. Si une ligne est en euros et la suivante en złotys, le tableau les additionne comme un seul nombre, et chaque personne concernée par ces lignes se retrouve avec un solde faux, sans la moindre erreur à l’écran. Un fichier par devise, ça marche. Tout convertir dans une seule devise oblige à choisir un taux, et celui qui y perd demandera pourquoi celui-là.
Les reçus. Montants personnalisés prend un seul nombre par personne. Quand le dîner comprend une entrée partagée et un pourboire, quelqu’un calcule la part de chacun à la main avant de la saisir : c’est le calcul que le tableau devait vous épargner.
Les remboursements. Une ligne de remboursement garde les soldes justes, mais les colonnes Payé et Part ne disent plus ce que leur nom annonce. Après le remboursement de Leo à Anna, Payé affiche 51.60 pour Leo, alors qu’il a dépensé 36.00 pour le groupe, et Part affiche 62.70 pour Anna au lieu de 47.10.
Les modifications. Avec les droits d’éditeur, n’importe qui peut changer une ligne vieille de trois semaines. Rien dans le tableau ne signale le changement : on ne le retrouve que dans l’historique des versions ou dans l’historique des modifications de la cellule. Sans ces droits, les autres doivent vous croire sur parole pour chaque montant.
Les lignes saisies après coup. Le dîner se paie à table, et la ligne est tapée à la maison quelques jours plus tard, de mémoire. Si elle n’est jamais tapée, Mia doit 24.60 au lieu de récupérer 42.90, et la vérification affiche toujours « Les soldes font zéro ».
Les mêmes soldes dans HiBill
HiBill fait le même calcul, payé moins part, pour chaque transaction, mais garde le résultat sous forme d’un solde pour chaque paire de personnes, dans chaque devise. Avec les mêmes lignes, Alex doit €9.00 à Leo pour le cinéma et €45.00 à Mia pour le dîner, et chacun d’eux voit le même montant de son côté. Ça a un prix : HiBill annule une boucle de dettes, mais ne redirige pas une chaîne. Ces quatre personnes règlent donc en cinq virements, et non en trois comme dans le tableau (Simplification des dettes : comment les dettes croisées s’annulent).
Si vous étiez Anna, la première ligne du tableau tiendrait en une phrase :
HiBill affiche ce qu’il a lu : vous avez payé €46.80, partagés à parts égales entre trois personnes. Ajouter l’enregistre, et Leo et Mia vous doivent chacun €15.60, comme dans le tableau.
Et les cinq cas où le tableau lâche :
Deux devises : chaque devise garde son propre solde (Utiliser plusieurs devises).
Les reçus : chaque article revient à la personne qui l’a pris, et les taxes et le pourboire sont répartis pour vous (Détailler une addition ligne par ligne).
Les remboursements : un remboursement est un virement, pas une dépense. Solder avec …, sur la fiche d’une personne, en prépare un pour tout le solde dans une devise ; Ajouter l’enregistre, et aucun argent ne circule (Régler un solde et envoyer un rappel de paiement).
Les modifications : l’activité d’une transaction montre qui l’a modifiée et ce qui a changé.
Les lignes saisies après coup : une phrase sur votre téléphone au lieu de six cellules et des cases à cocher, ce qui se tape plus vite à table.
Questions fréquentes
Le tableau fonctionne-t-il pour plus de six personnes ?
Non. Il a six colonnes de prénoms, et une septième demanderait de modifier les formules.
Le tableau fonctionne-t-il dans Excel ?
Il est conçu pour Google Sheets, et je n’ai pas testé le téléchargement au format Excel (Fichier → Télécharger → Microsoft Excel).
Pourquoi mes soldes ne font-ils pas zéro ?
Soit une ligne n’indique pas qui a payé ou qui a participé, soit le total de ses montants personnalisés diffère du montant, soit quelqu’un a renommé une personne dans les cellules vertes après la saisie de ses lignes. La colonne Vérification du premier onglet indique quelle ligne pose problème et pourquoi.
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